Als ik jou zou vragen: “Hoeveel tijd heb jij volgende week over om dingen te doen?”. Wat is je antwoord dan?

De meeste mensen hebben immers geen flauw benul hoeveel tijd hen rest na alle ‘verplichte zaken’. Inderdaad er zijn of we het willen of niet, heel wat zaken die moeten: x aantal uur op het werk zijn, naar het werk rijden, op tijd zijn voor de afspraak bij de tandarts, de kinderen ophalen op school, oudercontact,… Dit moet allemaal en bij voorkeur op een vooraf bepaalde tijd. Wil je weten welke zaken dit voor jou zijn? Neem een kijkje in je agenda, ze staan er netjes opgeschreven.

Daarnaast zijn er echter nog een pak zaken, waarvan we ook vinden dat ze moeten, maar wanneer we ze precies doen, dat kan variëren. Denk bijvoorbeeld aan: boodschappen doen, strijken, gras afrijden, en nog duizend dingen meer. Je kent ze beter dan ik, want ze staan ofwel op je to-do lijst en/of ze spoken ganse dagen door je hoofd. Misschien zet jij deze extra’s ook ergens in je agenda, maar dat is niet de bedoeling en dus ook niet de juiste plaats, want anders wordt je agenda onoverzichtelijk.

De grote vraag is nu: “Hoeveel tijd heb jij volgende week om al deze extra ‘moeten’ te doen?”

Dit betekent: “Weet jij hoeveel blanco er in je agenda staat?” Neen, Doe dan even snel de volgende oefening.

Klaar?

Neem een tasje koffie of thee en ga er even bij zitten. Neem je agenda erbij en druk de gratis template af. Hier gaan we.

Stap1. 

Dit is een oefening die je wekelijks doet. Het duurt maar 10 minuutjes, maar het zal je heel wat inzicht geven over de tijd die jij volgende week ter beschikking hebt. Bepaal dus meteen welke dag van de week voor jou ideaal is om deze oefening te doen. Zorg er voor dat je 10 minuutjes ongestoord kan nadenken en dat je niet gestoord wordt. Kies voor een moment dat je voldoende mentale denkkracht hebt. Doe deze oefening dus niet als je moe bent, want dan kan je minder goed (strategisch) denken. Noteer dat moment alvast en ‘kleur’ het blokje in of noteer het op het overzicht.

Voor mij is het ideale moment om dit te doen vrijdag voormiddag. Meestal rond 9 uur, maar door omstandigheden is het best mogelijk dat het op een ander moment gebeurd. Dit is het eerste wat ik blokeer in mijn agenda voor volgende week. Dit is iets waarvan ik vind dat het moet gebeuren.

Stap2.

Dan wordt er verder gekleurd. Alle verplichte afspraken, opdrachten, workshops en vergaderingen worden gekleurd. Ik gebruik een andere kleur, maar dat hoeft natuurlijk niet. Tijd naar het werk, kinderen naar buitenschoolse activiteiten brengen, … dat zijn allemaal zaken die je niet toelaten om andere dingen te doen en worden dus doorgestreept of gekleurd.

Omdat ik van nature niet echte planmatig en georganiseerd ben, en er zelfs een beetje allergisch voor ben, kleur ik meteen ook voldoende tijd in om leuke dingen te doen. Bijvoorbeeld op zaterdag gaan we een daguitstap maken en op zondagnamiddag wil ik tijd om wat te lezen en in mijn kookboeken te bladeren. Het kan evengoed zijn, dat er nog niets voorzien is, maar ik wil voldoende tijd voor improvisatie. Uitstapjes en tijd om te relaxen vind ik zeer belangrijk, dus voorzie ik die tijd meteen in mijn capaciteitsplanning. Wanneer ik dat niet doe, dan zet ik veel te veel acties op mijn takenlijst/to-dolijst of actielijst (hoe je het ook wil noemen) voor de week en dan kan ik niet genieten van mijn vrije tijd. Dat lijkt mij echt zonde!

Beslis meteen ook wanneer je ‘avonds wil stoppen met werken en wanneer je zal gaan slapen. Het is immers belangrijk voldoende slaap te hebben.

Stap3.

Wanneer alles wat je al weet dat moet gebeuren doorstreept is, dan kan je per dag je ‘vrije’ uren optellen. Tel je alle dagen op,dan weet je hoeveel tijd je volgende week hebt om taken te doen. Deze uren kunnen in een volgende oefening gebruikt worden om je actielijst voor deze week te maken.

Stap 4.

Stel dat je 20 uur tijd over hebt. Dan gaan we in een volgende oefening kijken hoe we onze actielijst voor deze 20 uur gaan opvullen. Meestal betreft het hier huishoudelijk taken: de was doen, strijken ,poetsen, gras afrijden, was wegleggen en natuurlijk ook koken, …

Veel mensen worstelen met dit idee omdat er natuurlijk altijd wel onverwachte dingen gebeuren. Je kind is gevallen op school en je moet er mee naar de dokter, je auto is defect en moet gemaakt worden, een vriendin vraag om lekker een kopje koffie gaan te drinken of de buurman laat je weten dat je een volle emmer noten mag gaan halen,… Dit zorgt er voor dat de meest zorgvuldig gemaakte planning in het honderd dreigt te lopen en wanneer dit een paar weken na elkaar gebeurd dan geef je je planning wellicht op. Probeer eens die onverwachte zaken in te schatten – er gebeurd immers elke week wel iets. Ik schat dat ik wekelijks 2 uur kwijt ben met zo’n zaken, omdat ik natuurlijk niet weet op welke dag precies ze zullen gebeuren, trek ik die 2 uur in elk geval af van mijn totale beschikbare tijd.

In het gelukkige geval dat er niets onverwachts gebeurd, heb ik dan de keuze om een extra taakje te doen of om iets leuks te doen. In het begin is het koffiedik kijken en zal je schatting niet correct zijn, het is dan ook een schatting, maar je wordt er snel beter in.

Het zal nu geen verrassing zijn dat je wellicht veel minder tijd overhebt dan je verwachte. Dat is niet noodzakelijk slecht nieuws. Nu weet je tenminste dat je te weinig tijd hebt om alles te doen wat je zou moeten of willen doen. Je gaat keuzes maken. Prioriteiten leggen.

1. Je krijgt een duidelijk zicht op de tijd die jij volgende week hebt om dingen te doen. Werk je op onregelmatige uren? Dat is geen enkel probleem. Je doet de oefening elke week opnieuw voor de week die komt. Elke week ziet er voor iedereen trouwens anders uit, dus dat is geen reden om dit niet te doen.
2. Je kiest je prioriteiten veel beter. Je weet nu immers hoe weinig tijd je hebt in plaats van ergens te hopen dat je wel voldoende tijd zal hebben om alles te doen. Hierdoor ga je proactief keuzes maken ipv achter de feiten aan te lopen. De belangrijkste zaken worden nu tenminste gedaan!
3. Je kan EINDELIJK je to-do lijst eens afwerken. Misschien niet de eerste keren, maar je zal snel bijleren en na een paar weken, maak je jouw actielijst steeds beter.
4. Je hebt eindelijk overzicht op je beschikbare tijd en dat brengt zeer veel rust. Eindelijk weet je wat wel en wat niet kan. Het geeft je de mogelijkheid oplossingen te vinden voor de dingen die je echt niet zelf zal kunnen doen. Je weet ook meteen of je tijd hebt om anderen te helpen, wanneer ze er naar vragen.
5. Als je echt veel tijd tekort heb, dan zal je nu ook veel sneller hulp vragen en/of aanvaarden. Ok, misschien kunnen de kinderen de vaatwas niet zo goed vullen als jij, maar is dat zo erg? Terwijl zij dat doen, kan jij de was plooien.

Deze methode is gebaseerd op de methode ‘Master your TO-DO list’. Een flexibele en eenvoudige methode die gegeven wordt aan bedrijven en die werknemers helpt meer rust in hun hoofd te krijgen, efficiënter te werken en hun doelstellingen te halen.

Kan jij ook wel wat hulp gebruiken om je werk te regelen? Kijk dan eens op de site van extratijd, wanneer de volgende trainingen doorgaan. Het kost je 1 dag, maar je wint er gegarandeerd 2 uur/dag mee. Je investering is dus binnen de week terugverdiend.